Dane ZKDP

Tytuły kontrolowane

Regulamin kontroli

Nasi partnerzy

2009-02-06

Od stycznia obowiązuje nowy Regulamin kontroli

IV Nadzwyczajny Zjazd ZKDP wprowadził szereg istotnych zmian w Regulaminie kontroli. Jego nowa wersja weszła w życie 1 stycznia br.

Ze względu na zakres poprawek, delegaci obradowali w dwóch turach: 28 października oraz 15 grudnia 2008 r. Do ważniejszych zmian zaliczyć należy zapisy dotyczące: posługiwania się danymi, prenumeraty, pakietów oraz wykazywania bezpłatnych e-wydań. W nowej wersji Regulaminu znalazł się także wymóg przekazywania deklaracji uzupełniających przez wydawców pism płatnych z 30-proc. udziałem rozpowszechniania bezpłatnego oraz obowiązek poddania się kontroli wstępnej. Ta ostatnia sprawa dotyczy jedynie nowych członków wstępujących do Związku.

Kwestia wykorzystywania danych ZKDP od dłuższego czasu przysparzała pracy Zarządowi i Sądowi Koleżeńskiemu. Wydawcy mieli bowiem problem z interpretacją i stosowaniem zapisów z poprzedniej wersji Regulaminu, co skutkowało niejednokrotnie naruszaniem zasad porównywania danych. Wzajemne skargi coraz częściej kończyły się kierowaniem sprawy do Sądu Koleżeńskiego. W tej sytuacji konieczne było uściślenie tych reguł. Opisuje je obecnie znacznie poszerzony i przeformułowany paragraf 23.

Nowe regulacje odnoszące się do prenumeraty indywidualnej zmieniły dotychczasową zasadę, że liczba adresatów prenumeraty ma być równa liczbie zamówionych egzemplarzy. Teraz pod jeden adres pocztowy można wysyłać nawet kilka egzemplarzy danego tytułu, jednak nie więcej niż dziewięć sztuk.

Z kolei przy prenumeracie wydawniczej wielu egzemplarzy, egzemplarze muszą być przeznaczone dla stałych i dających się zidentyfikować odbiorców. Każdy z nich ma być przypisany konkretnej osobie powiązanej służbowo lub organizacyjnie z zamawiającym. Mogą to być, nie tylko pracownicy, ale akcjonariusze, członkowie zarządu, a nawet osoby wykonujące umowy zlecenia, czy o dzieło. Odbiorcami takiej prenumeraty mogą być również (co wcześniej nie było uregulowane) uczestnicy tzw. „programu lojalnościowego”. Konieczne jest jednak, aby udział w nim był dobrowolny, a klient miał wybór i spośród oferowanych mu towarów czy usług, mógł zdecydować się nie tylko na prenumeratę określonego tytułu.

Unormowano także zasady prenumeraty tzw. pakietów pism, składających się z co najmniej dwóch tytułów kontrolowanych. Wcześniej do prenumeraty można było zaliczyć tylko jeden z nich, a reszta musiała być wykazywana w rubryce „inne płatne formy rozpowszechniania”. Obecnie do prenumeraty można zaliczyć oba, pod warunkiem, że cena takiego pakietu nie będzie niższa niż 40 proc. sumy średnich ich cen egzemplarzowych z okresu sześciu miesięcy poprzedzających termin złożenia zamówienia. W przypadku niespełnienia tego wymogu, tytuły trafiają do kategorii „inne płatne formy rozpowszechniania” lub „rozpowszechnianie bezpłatne”, jeśli cena pakietu jest niższa niż 30 proc.

Do Regulaminu wprowadzono również warunki umożliwiające wykazywanie w deklaracjach dystrybucji bezpłatnych e-wydań. Wydawca musi jednak wcześniej zgłosić ten zamiar w ZKDP i jednorazowo uzyskać potwierdzenie spełnienia określonych wymagań. Zgodnie z nimi, do tej formy rozpowszechniania zaliczyć można tylko te e-wydania, które są jednoznacznie przypisane do określonego odbiorcy, który złożył zamówienie. Znany musi być także adres e-mail, z którego je wysłano. Maksymalny okres zamówienia nie może przekraczać jednego roku, a minimalny musi być zgodny ze sprecyzowanym w Regulaminie pojęciem cyklu wydawniczego. W przypadku dzienników jest to okres jednego miesiąca, dla tygodników i dwutygodników – cztery kolejne wydania, a w przypadku miesięczników i dwumiesięczników – trzy kolejne wydania. Konieczne jest także skuteczne powiadomienie odbiorcy pocztą elektroniczną, że bezpłatne e-wydanie jest dostępne. Informacja taka musi trafić do niego na początku każdego cyklu wydawniczego.

Nowa wersja Regulaminu nakłada dodatkowe obowiązki na wydawców pism płatnych, których co najmniej 30 proc. średniego nakładu jednorazowego jest rozpowszechniane bezpłatnie. W takiej sytuacji, są oni zobowiązani przekazywać ZKDP deklaracje uzupełniające. Są one wzorowane na drukach dla pism bezpłatnych, szczegółowo obrazujących formy dystrybucji tej części nakładu, a przy kontroli wymagana jest taka sama dokumentacja, jak w przypadku pism bezpłatnych. W ten sposób Zjazd uwzględnił wnioski wydawców prasy bezpłatnej, co do ujednolicenia sposobu weryfikacji prasy rozdanej lub rozesłanej bezpłatnie.

Kolejna zmiana wprowadzona do Regulaminu to obowiązek poddania się kontroli wstępnej przez nowych wydawców wstępujących do ZKDP. Jej głównym celem jest udzielenie im pomocy w poprawnym wypełnianiu deklaracji i jak najszybsze skorygowanie ewentualnych błędów, które mogłyby być duplikowane przez cały rok, zanim dojdzie do kontroli zwyczajnej. W większości przypadków sprawdzeniu podlegać będą trzy pierwsze złożone deklaracje. Wyjątkiem są wydawnictwa nieregularne i ukazujące się rzadziej niż dziesięć razy do roku – w tym przypadku sprawdzana będzie poprawność wypełnienia pierwszej z nich.

W najbliższym czasie opracowane zostaną Wskazówki dla audytorów dotyczące kontroli za 2009 rok, uwzględniające wprowadzone do Regulaminu zmiany.