Dane ZKDP

Członkowie ZKDP

Regulamin kontroli

Nasi partnerzy

Zasady kontroli

Zasady kontroli

Nowy wydawca przystępujący do ZKDP podlega jednorazowo
kontroli wstępnej. Wydawca tytułu prasowego zgłoszonego do rejestru ZKDP raz w roku poddaje kontroli zwyczajnej składane co miesiąc deklaracje o wysokości Nakładu i rozpowszechniania.
Przy ponownym zgłoszeniu tytułu prasowego do rejestru ZKDP Zarząd zleca objęcie kontrolą okresu dwunastu miesięcy poprzedzających datę wniosku o ponowne wpisanie do rejestru. W uzasadnionych przypadkach Zarząd ZKDP może zlecić kontrolę nadzwyczajną.

Zarząd dokonuje wyboru Audytorów na zasadach konkursowych ustalonych w Regulaminie uchwalonym przez Zjazd.

Zarząd ZKDP zawiera z Audytorem umowę na przeprowadzenie kontroli i kieruje go do wydawcy, który zobowiązany jest zawrzeć z nim odrębne porozumienie, będące załącznikiem do tej umowy. Termin kontroli ustala Zarząd, który może upoważnić Audytora (Audytorów) do samodzielnego ustalenia z wydawcą terminu kontroli. Dyrektor biura kieruje, w porozumieniu z Zarządem Związku, kontrolą wydawnictw gazet i czasopism, przy pomocy Audytorów.

Zarząd zatwierdza „
Wytyczne do kontroli” do końca roku poprzedzającego rok, którego dotyczą Wytyczne, oraz ”Cennik opłat za kontrole” na dany rok kalendarzowy.
Wydawca przygotowuje dokumentację uprawniającą do kwalifikacji do zadeklarowanej formy rozpowszechniania zgodnie ze „
Wytycznymi do kontroli” na rok objęty kontrolą.

Po zakończeniu kontroli Audytor sporządza protokół kontroli i po podpisaniu przez wydawcę dostarcza go Zarządowi.  Wydawca może, w terminie dwudziestu jeden dni od daty doręczenia protokołu, zgłosić do niego zastrzeżenia lub wyjaśnienia. Wyniki kontroli zatwierdza Zarząd i kieruje je do publikacji.

Kontrola wstępna
Każdy tytuł zgłoszony przez nowego wydawcę - członka ZKDP podlega jednorazowo kontroli wstępnej. Wydawca musi pokryć jej koszty zgodnie z Cennikiem zatwierdzonym przez Zarząd. Kontrola ta ma na celu sprawdzenie rzetelności pierwszych złożonych deklaracji. Kontrolę przeprowadza wskazany przez Zarząd Audytor, na podstawie umowy pomiędzy wydawcą a Audytorem, zawartej nie później niż w wymaganym przez Regulamin kontroli terminie złożenia pierwszej deklaracji. Dla dzienników, tygodników, dwutygodników i miesięczników kontrola obejmuje trzy pierwsze opublikowane przez ZKDP deklaracje pod warunkiem, że do przeprowadzenia kontroli zwyczajnej pozostaną co najmniej dwie deklaracje w danym roku lub cztery pierwsze opublikowane przez ZKDP deklaracje pod warunkiem, że będą to wszystkie deklaracje w danym roku, a dla pism ukazujących się rzadziej niż dziesięć razy w roku obejmuje pierwszą opublikowaną przez ZKDP deklarację. Kontrola powinna się zakończyć nie później niż miesiąc po złożeniu ostatniej z deklaracji objętych kontrolą. Skorygowane w wyniku kontroli wstępnej dane podlegają publikacji niezwłocznie po przyjęciu protokołu kontroli przez Zarząd ZKDP i złożeniu przez wydawcę Autokorekty. Termin na złożenie takiej Autokorekty nie może upłynąć później niż w dniu złożenia kolejnej deklaracji. Jeżeli kontrola wstępna objęła wszystkie deklaracje złożone przez wydawcę za rok kalendarzowy, nie podlega on  kontroli zwyczajnej.


Kontrola zwyczajna
Wydawca zobowiązany jest poddać się jeden raz w roku kontroli zwyczajnej, sprawdzającej rzetelność deklaracji i pokryć jej koszty zgodnie z Cennikiem zatwierdzonym przez Zarząd. Kontroli zwyczajnej nakładu i rozpowszechniania podlegają co roku wszystkie kontrolowane tytuły prasowe. Kontrola obejmuje poprzedni rok kalendarzowy. Kontrole zwyczajne powinny zakończyć się do 30 czerwca.

Zapisz Wydawca jest zobowiązany do posiadania dokumentacji  (w tym archiwizacji egzemplarzy okazowych Wydań drukowanych, E-wydań i Mutacji Cyfrowych)  umożliwiającej weryfikację rzetelności deklaracji.

Audytor przeprowadzający kontrolę sprawdza prawidłowość zadeklarowanych danych  przez kontrolę Nakładu, rozpowszechniania i struktury geograficznej, obejmującą co najmniej dwa miesiące kontrolowanego okresu (zob. wykaz dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli).   

Audytor przeprowadza kontrolę dwóch innych, dowolnie wybranych miesięcy, jeżeli kontrola wykaże rozbieżności przewyższające:

  • 1% danych wykazanych w którejkolwiek z rubryk deklaracji dotyczących: Nakładu (w tym Pism Bezpłatnych), rozpowszechniania (z wyłączeniem rozpowszechniania bezpłatnego) bądź zwrotów, lub
  • 5 % danych wykazanych w pozostałych rubrykach deklaracji pism bezpłatnych i dotyczących egzemplarzy pism płatnych rozpowszechnionych bezpłatnie, lub
  • 5 % danych wykazanych w którejkolwiek z rubryk deklaracji dotyczących geograficznej struktury rozpowszechniania, o której mowa w pkt. 2.10, z zastrzeżeniem że w przypadku rubryk deklaracji geograficznej struktury rozpowszechniania w podziale na powiaty wtedy, gdy pięcioprocentowa rozbieżność przekracza liczbę stu egzemplarzy w którejkolwiek z tych rubryk.

Jeśli i w tym przypadku w którymkolwiek z kontrolowanych miesięcy stwierdzone zostaną ww. rozbieżności, Audytor przeprowadza kontrolę pozostałych miesięcy kontrolowanego okresu, chyba że Zarząd – na pisemny wniosek wydawcy oraz po zasięgnięciu opinii Audytora – postanowi inaczej.


Kontrola przy ponownym zgłoszeniu tytułu prasowego do rejestru ZKDP
Przy ponownym zgłoszeniu tytułu prasowego do Rejestru ZKDP Zarząd zleca objęcie kontrolą okresu dwunastu miesięcy poprzedzających datę wniosku o ponowne wpisanie do Rejestru. Wydawca zobowiązany jest do przygotowania dokumentacji umożliwiającej przeprowadzenie kontroli. Zarząd może odstąpić od zlecenia kontroli, gdy wydawca wykaże, że przygotowanie dokumentacji nie jest możliwe. Jeśli wydawca podda się kontroli przy ponownym zgłoszeniu tytułu lub dane zostały lub/i zostaną poddane kontroli zwyczajnej, Zarząd może, na wniosek wydawcy, zwolinić go z kontroli wstępnej.

Kontrola nadzwyczajna
Gdy Zarząd otrzyma wiarygodne informacje podważające rzetelność kontroli zwyczajnej lub deklaracji wydawcy, może zarządzić kontrolę nadzwyczajną w zakresie, który uzna za niezbędny. Kontrola nadzwyczajna może być także przeprowadzona na wniosek wydawcy lub innego członka ZKDP. Kontrolę nadzwyczajną wykonują Audytorzy wyłonieni na zasadach konkursowych, przy czym nie może być ona wykonana przez tego samego Audytora, który przeprowadzał kontrolę zwyczajną. Wydawca nie może sprzeciwić się dokonaniu kontroli.